杭州市下城区老年基金会

第一章    总则

第一条  为了认真贯彻落实中华人民共和国国务院颁布实施的《基金会管理条例》的有关规定，保障基金会经营管理的安全性和财务信息的可靠性，在基金会的日常经营运作中防范和化解各类风险，提高经营效率和服务水平，特制定本制度。

第二条  职责

1、理事长职责

①、理事长是本会的法人代表，负责和主持本会的全面工作；

②、召集和主持理事会会议；

③、检查理事会会议决议的落实情况；

④、签批相关项目审批表（1万元及以上的捐赠项目）；

⑤、审批开支，并随时检查财务收支情况；

⑥、章程和理事会赋予的其他职责。

2、秘书长职责

①、主持本会日常工作，组织实施理事会会议决定、决议；

②、负责组织并实施慈善救助项目活动；

③、协助理事长对本会进行日常管理；

④、组织起草需提交理事会会议研究决定的各项工作计划、方案、制度和工作总结；

⑤、掌握本会财务收支情况，及时向理事长报告有关情况；受理事长委托审批财务制度规定以内的开支；

⑥、负责本会的宣传、联络和协调工作；

⑦、受理事长委托，开展、处理有关法律事务工作；

⑧、负责本会信息发布与审定、上报材料的审定；

⑨、负责拟定资金增值运行方案，经理事会审定后组织实施；

⑩、代表本会签署捐赠协议和受赠协议，签批相关项目审批表（1万元以内的项目）；

⑪、完成理事长交办的其他工作。

3、监事职责

①、依照章程规定的程序检查基金会财务和会计资料，监督理事会遵守法律和章程的情况；

②、列席理事会会议，有权向理事会提出质询和建议，并应当向登记管理机关、业务指导单位以及税务、会计主管部门反映情况；

③、监事应当遵守有关法律法规和基金会章程，忠实履行职责；

4、办公室工作人员职责

①、负责保管本会印章、文件，做好文件的收发、催办、归档等工作；

②、负责来人来访接待工作，各界来信登记与回复，并做好上传下达工作；

③、对捐赠的收款和付款严格审核，审核捐赠手续是否齐全，捐赠项目是否符合章程所规定的业务范围，捐赠程序是否符合相关规定，审核相关项目审批表；

④、对基金会各类活动以及典型事例进行报道，负责本会上报材料的草拟，负责在报刊、互联网等媒体发布、更新本会有关资料及信息；

⑤、完成理事长、秘书长布置的各项工作。

5、会计职责

①、严格遵守和执行《中华人民共和国会计法》，依据《民间非营利组织会计制度》进行会计核算，并确保会计信息的真实与完整；

②、严格执行年度预算，依法依规合理使用资金，对未经理事会会议审批的预算外项目，有权拒绝开支；

③、按月编制会计报表，季末提交本季度财务收支情况分析；做好财务资料的收集、整理、归档工作；

④、财政、审计、税务等部门及上级机关检查本会有关财务情况，会计人员应及时报告秘书长，并如实反映有关情况，提供相关资料；

⑤、审批捐赠付款资料是否齐全，符合相关规定，票据是否具有真实性合理性，确认捐款收入，审核相关项目审批表；

⑥、完成理事长、秘书长交办的各项工作。

6、出纳职责

①、严格遵守国家有关财务制度，不断提高政策和业务水平；

②、认真审核每份原始凭证，对违反财务规定的收支应拒绝办理；

③、坚持原始凭证逐日登记作帐，并及时掌握银行存款余额，所有帐务必须数字准确、摘要清楚、书写工整；

④、贯彻执行银行结算制度和货币管理制度，财务印鉴必须与会计分管，不得签发空头支票，签发支票须办理审批手续；

⑤、严格执行相关规定，认真管理好现金、印章、票据及其他有价证券，库存现金不得超过银行规定限额，不得转借和坐支，不得“白条”抵库。如违反有关制度造成损失，将依法依规追究当事人责任；

⑥、完成会计交办的各项工作。

7、项目部职责

①、拟订项目计划表，提出救助申请，准备材料，填写救助申请表，填写付款申请表，跟踪项目进展汇报项目情况等；

②、项目完成后编写项目报告；

③、办公室交办的各项工作。 

第二章    业务管理制度

第三条  接受捐赠的相关规定

1、所有受赠必须由秘书长签订受赠协议。

2、基金会可直接与捐款企业签订协议。

3、配合捐赠方随时查阅捐赠情况及捐赠资料。

第四条  对外捐赠的相关规定

1、所有捐赠必须由秘书长签订捐赠协议。

2、单个项目金额在5万元以下的对外捐赠可一次性付款，但必须有一次性付款的理由及相关证明材料；单个项目在5万元以上20万元以下的对外捐赠原则上必须分两次付款，但根据协议内容，对捐款有特殊要求的项目除外；单个项目在20万元以上的对外捐赠原则上必须分3次付款或更多次付款，但根据协议内容，对捐款有特殊要求的项目除外。

3、每次付款必须提供项目预算及相关凭证。

4、捐赠尽量不使用现金支付。

5、对外捐赠申请所需材料及注意事项

①、《下城区老年基金会慈善救助申请表》，需相关部门单位盖章，相关经办工作人员、负责人签字。

②、个人救助：相关证明材料（需所在居委会/街道/公司盖章）、个人身份证、户口本或其他身份证明材料复印件。

③、捐赠协议中甲方为“杭州市下城区老年基金会”，乙方为受赠方，如果乙方是单位的，需与开票单位名称一致。

④、如通过其他慈善机构做定向捐款的，需提供《定向捐款委托书》。

⑤、其他相关材料。

6、对外捐赠付款所需材料及注意事项

①、《下城区老年基金会付款审批表》，需相关经办工作人员、负责人签字；

②、收款账户名称需与开票单位名称一致；

③、提供公益事业捐赠统一票据，开票单位应与合同协议、付款审批表的收款账户名称一致。原则上，先提供票据后付款，特殊情况除外；

④、如果救助对象是个人的，需提供由其本人签字或按手印的收据；

⑤、其他相关材料。

第三章    财务管理制度

第五条  现金管理制度

1、钱账分管制度。即管钱的不管账，管账的不管钱原则。基金会专职出纳人员，负责办理现金收、付和现金保管业务，非出纳人员不得经管现金收、付和现金保管业务。《会计法》规定出纳人员不得兼管稽核会计档案保管和收入、费用、债权、债务账目的登记工作，但应负责登记现金日记账和银行存款日记账，与会计人员登记的现金银行存款总账，相互核对。

2、根据《现金管理暂行条例》及其实施细则的规定，现金开支的范围为：支付员工工资、支付差旅费、支付因公借款、支付零星采购材料和用品款、支付运杂费。

3、现金必须及时交库。各部门不得收取现金，应由财务部门统一开票收取，不得挪用、挤占和公款私存银行。

4、坚持日清日结。出纳人员办理现金出纳业务，必须做到按日清理、按日结账，结出库存现金账面余额，并与库存现金实地盘点数核对相符，是避免出现长款、短款账实不符的重要措施。如有长款、短款，应查明原因，属于账务的错误及时更正，属于出纳人员工作疏忽或业务水平问题，一般应由过失人赔偿。

5、坚持现金盘点制度。出纳人员自身盘点，应由会计人员定期抽查盘点，重点检查账款是否相符，有无白条抵库、有无私借公款、有无挪用公款、有无账外资金等违纪行为。

6、规定库存现金限额不得超过五万元。实际库存现金超过库存限额时，出纳人员应将超过部分及时送存银行，如实际库存现金低于库存限额，应及时补提现金。

7、现金报销的相关规定

①、费用支出部门经办人填制现金支出报销单，凭正式发票（取得的原始发票上要注明有单位名称，票据填写要完整、印章要清楚，符合有关规定），经部门负责人签字同意，出纳人员签字后交会计人员审核签字，报秘书长或理事长批准签字，由出纳人员办理报销手续。

②、因工作需要，如出差、业务招待和杂费；购买办公用品等，支取现金时，必须由经办人员填写现金支出报销单，经部门负责人签字同意，交会计人员审核签字，报秘书长或理事长批准签字，出纳人员方可办理支取现金手续。

③、报销事宜应由经办人员亲自办理，不得相互转让或让他人代替办理。

④、罚款一律不予报销。

⑤、如需大额现金（一万元以上），应提前2天通知财务人员，以便做好准备。

⑥、现金领用人与审批人不得为同一人。

第六条  银行存款管理制度

1、各类货币资金，应按照资金性质或业务需要，开设银行账户进行结算。财务部门应设置银行存款分户账，逐日记录收、支、结存情况，每月与银行对账单核对，编制未达账款调节表，保持账账相符。

2、各类银行存款的支票预留印鉴和密码，由会计人员和出纳人员分别掌握，不得向其他部门或个人借用、泄漏。如因借用泄密而造成的经济损失应由财务部查明原因，追究借用、泄密者的赔偿责任。

3、使用现金支票，不论对外支付款项或补充库存，均需由会计人员或其指定人签发。

4、使用转账支票，应由经办部门或经办人员持填写借据和结算凭证（包括购货发票、账单、收据等）经会计人员和秘书长签字同意后，由出纳人员开出转账支票，凡不能预先取得结算凭证，需要借用空白支票时填写借据和经会计人员和秘书长签字同意后，由经办人员在出纳人员处办理借（领）用款手续，并在支票有关栏目填写签发日期、用途和限额，方可借出。借出的转账支票如发生丢失现象，经办人员应及时向财务部门报告，并向银行办理挂失手续。由于支票丢失造成的经济损失，应由丢失人赔偿，特殊情况可由财务部门根据具体情况提出处理意见，经秘书长或理事会批准后处理。

5、需采用银行汇票、商业汇票、银行本票、汇兑、委托收款、信用证、托收承付等结算形式办理收、付款项者，同领用转账支票程序。

6、严格执行银行结算规定。任何人不得出租或出借银行存款账户；不准签发空头支票和远期支票；不得弄虚作假套取现金和银行信用卡。否则，由此造成的罚款等损失应由责任人赔偿。

7、支票使用的相关规定

①、支票由出纳人员管理，领取支票需经办人员填写支票领用单，经部门负责人签字同意，交会计人员审核签字，报秘书长批准签字，出纳人员方可签发。

②、建立支票领用薄，凡领用者一律登记签字。

③、签发支票时，必须详细填写日期、用途、金额（或限额）。不得开空头或远期支票。

④、支票一经签发要妥善保管，遗失立即向财务部报告，并向银行挂失，若造成经济损失，由遗失者自负。

⑤、未经秘书长同意, 领用人不得改变支票用途。

⑥、领取支票后，凭正式发票，报销方法与现金报销一样。

⑦、领支票后，逾期无故不办理报销手续的，出纳人员一律拒绝签发第二张支票。

第四章    审计监督制度

第七条  加强审计监督，做好内部控制。健全的内部控制制度，可以渗透到各个部门，使其对内部监督更为有效。同时聘请会计事务所等中介机构进行定期审计，逐步形成一套内部审计与外部审计、常规审计与专项审计相结合的适应自身发展的监督体系，提升本会的会计信息质量和公信力。

第五章    附则

第八条  本制度由杭州市下城区老年基金会办公室负责解释、修订。本制度自发布之日起执行。